Você tem dor de cabeça para economizar no seu evento? Então veja aqui 3 alternativas para reduzir custos com material impresso!
1. Coloque as informações no site do evento
O problema é sempre o mesmo: a organização do evento precisa ter muito material impresso no grande dia porque não passou todas as informações necessárias para os participantes antes do evento acontecer.
Em feiras, por exemplo, existe uma grande preocupação em passar informações importantes sobre o evento. Geralmente é feito um livreto, que funciona como um guia do evento, apresentando desde o mapa dos estandes até a parte de informações de cada um dos expositores.
Em congressos, é fundamental ter a programação e as informações sobre os palestrantes disponíveis a todo momento. Mas tenha a certeza que você pode reduzir muito os custos com material impresso, até porque essa não é a única opção para fazer esse trabalho.
Então a nossa primeira dica é a seguinte: utilize o site do evento para inserir todas essas informações relevantes para os participantes. Todas elas podem ser colocadas na página inicial, com links para os dados dos palestrantes, expositores e tudo mais que precisar.
2. Tenha tudo concentrado no aplicativo do evento
Já não é de agora que a necessidade por implementar tecnologia em eventos existe nesse mercado. Várias ações podem ser feitas para conseguir tirar o máximo de resultados inovando por meio de recursos tecnológicos.
E com o aplicativo próprio do evento, você consegue ter a possibilidade de colocar todas as informações em um só lugar. É mais fácil ter o mapa do evento até mesmo a programação completa para que cada participante possa montar sua agenda de atividades no dia.
O grande diferencial do app, quando comparamos com o site do evento, é a vantagem de poder funcionar de forma offline uma vez que os participantes já estão com o download feito nos seus smartphones. Assim é possível acessar os conteúdos e tirar todas as dúvidas com o próprio aparelho, de forma mais fácil do que usando o papel.
3. Implemente o crachá digital
Outra forma de também reduzir custos com material impresso em eventos é adotar uma solução que substitua as credenciais impressas, que são os famosos crachás do evento.
Uma das partes que mais demoram e geram filas nos eventos é a parte de credenciamento. E uma dor que muitos sentem ao implementar essa etapa no evento é a falta de alternativas para otimizar esse processo.
Mas já existe uma forma de solucionar esse problema, que é adotando a solução do crachá digital. Imagina como seria legal se todos os participantes já chegassem no evento com sua credencial também na tela do seu smartphone? Com o aplicativo próprio do evento essa também é uma possibilidade.