Montar um checklist para eventos online vai te ajudar a coordenar melhor todas as ações a serem feitas durante a organização do seu evento. Isso porque, apesar de um evento online exigir uma estrutura bem menor que um presencial, ele tem algumas singularidades que exigem muita atenção e organização.
Pré-evento
• Escolher um espaço adequado (confortável, com tomadas suficientes e boa iluminação);
• Pensar na duração do evento – evite fazer eventos longos, pois as chances dos participantes se distraírem são muito maiores;
• Escolher a melhor banda larga para a transmissão;
• Selecionar e convidar os palestrantes;
• Ver quais equipamentos serão necessários para providenciá-los;
• Fazer o site do evento;
• Escolher plataforma de transmissão;
• Definir como será a divulgação e começar assim que o site for ao ar;
• Definir como será a apresentação dos trabalhos acadêmicos (caso o evento seja científico).
Dia do evento
• Checar a velocidade da internet;
• Ver o funcionamento e qualidade da câmera;
• Testar o link da transmissão ao vivo mais de uma vez;
• Verificar o carregamento das baterias de todos os equipamentos;
• Deixar extensões e baterias extras por perto;
• Checar o som e o microfone;
• Checar a iluminação ou escolher um lugar com boa luz natural;
• Conferir slides e vídeos que serão exibidos e deixá-los no ponto para execução;
• Entrar em contato com todos os convidados para garantir que os equipamentos deles também estão funcionando.
Pós-evento
• Depois que o evento terminar é o momento de fidelizar! Fique atento às ações que precisam ser feitas nessa fase:
• Enviar certificados;
• Fazer relatórios financeiros;
• Colher feedback através da pesquisa de satisfação;
• Enviar e-mail para manter contato e fidelizar a experiência, com um resumo do que foi abordado no evento, por exemplo.